• Cliente
  • Nato a Milano nel 2014 come società di gestione di uffici e coworking, il cliente è un ecosistema in costante crescita, costituito da spazi di lavoro, opportunità di business e condivisione di conoscenza.
    Attualmente, con i suoi 110 dipendenti, gestisce 14 edifici in 6 città italiane, per un totale di 70 mila mq in cui sono ospitate oltre 800 aziende clienti e numerosi coworker.

  • Esigenze
  • Dopo quattro anni dallo start-up, nessuno dei 14 edifici disponeva di stampanti condivise, fatta eccezione per sette periferiche ormai datate presenti in una delle prima location, che tuttavia non prevedevano sistemi di sicurezza e ricorrevano a metodi manuali di fatturazione.

    Questa situazione contrastava sia con l’architettura multi-tenant del business, sia con il ritmo di crescita della dimensione aziendale.

    Era matura l’esigenza di offrire a clienti e collaboratori un servizio di stampa sicuro, moderno, economicamente sostenibile, senza dover ricorrere a stampanti singole a uso dedicato.

    Il modello da implementare, inoltre, doveva abilitare il self-service ed essere collegabile a un metodo automatico di controllo dei costi e di fatturazione che comprendesse manutenzione e monitoraggio della spesa dei consumabili.

  • Soluzione
  • TechLane ha sviluppato la soluzione in qualità di project manager collaborando con TT Tecnosistemi, fornitore di hardware e software nonché referente per gli approvvigionamenti di consumabili.

    Sono state installate e distribuite in tutti i building 30 stampanti HPE MFP775, e integrate con il software di gestione della stampa multi-tenant Equitrac. È stato automatizzato il processo di approvvigionamento del toner con un alert preimpostato, che fa partire la richiesta quando la quantità di inchiostro raggiunge la soglia critica.

    Ogni cliente e collaboratore adesso ha a disposizione una sola stampante virtuale sul proprio device – il che evita confusione per gli utenti e problemi di aggiornamento per il reparto IT – e le stampanti funzionano in modalità pull-printing: gli utenti inviano i documenti in stampa e questi rimangono in coda fino a quando non avviene l’autenticazione, mediante badge personale, sulla stampante desiderata.

  • Risultati
    • Risparmio e ottimizzazione dei processi

    Ottimizzazione della quantità di inchiostro utilizzato per stampa e diminuzione dei consumabili conservati in magazzino, con un costo per stampa sensibilmente calmierato. Riduzione delle stampe errate (duplicate e dimenticate) per utente: i documenti non vengono rilasciati fino a quando non si raggiunge fisicamente la stampante e si conferma la volontà di stamparli.

    • Business Continuity

    L’utente può usare indifferentemente qualsiasi stampante di Copernico: se una non funziona, si può affidare a un’altra senza dover lanciare nuovamente la stampa.

    • Controllo dei costi

    Il sistema consente la possibilità di definire budget differenziali per business unit, sulla base dello storico effettivo rilevato di anno in anno.

    • Privacy

    La condivisione degli spazi e delle stampanti non mette in pericolo né la privacy né i segreti industriali, poiché il badge identifica inequivocabilmente l’autore della stampa.

    • Green & Sharing Economy

    La stampante intelligente e condivisa impatta positivamente sull’ambiente in termini di utilizzo di carta e inchiostro, nonché di smaltimento dei toner.

    • Salute e sicurezza

    L’assenza della stampante nell’ufficio in cui si lavora non solo protegge la salute, perché non si è esposti a fonti nocive (rumore, calore, polveri toner), ma rende compliant alle normative in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro che prescrivono una distanza di minimo quattro metri dalla stampante.