Gestione spazi di lavoro
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- Esigenze
- Soluzione
- Risultati
- Risparmio e ottimizzazione dei processi
- Business Continuity
- Controllo dei costi
- Privacy
- Green & Sharing Economy
- Salute e sicurezza
Nato a Milano nel 2014 come società di gestione di uffici e coworking, il cliente è un ecosistema in costante crescita, costituito da spazi di lavoro, opportunità di business e condivisione di conoscenza.
Attualmente, con i suoi 110 dipendenti, gestisce 14 edifici in 6 città italiane, per un totale di 70 mila mq in cui sono ospitate oltre 800 aziende clienti e numerosi coworker.
Dopo quattro anni dallo start-up, nessuno dei 14 edifici disponeva di stampanti condivise, fatta eccezione per sette periferiche ormai datate presenti in una delle prima location, che tuttavia non prevedevano sistemi di sicurezza e ricorrevano a metodi manuali di fatturazione.
Questa situazione contrastava sia con l’architettura multi-tenant del business, sia con il ritmo di crescita della dimensione aziendale.
Era matura l’esigenza di offrire a clienti e collaboratori un servizio di stampa sicuro, moderno, economicamente sostenibile, senza dover ricorrere a stampanti singole a uso dedicato.
Il modello da implementare, inoltre, doveva abilitare il self-service ed essere collegabile a un metodo automatico di controllo dei costi e di fatturazione che comprendesse manutenzione e monitoraggio della spesa dei consumabili.
TechLane ha sviluppato la soluzione in qualità di project manager collaborando con TT Tecnosistemi, fornitore di hardware e software nonché referente per gli approvvigionamenti di consumabili.
Sono state installate e distribuite in tutti i building 30 stampanti HPE MFP775, e integrate con il software di gestione della stampa multi-tenant Equitrac. È stato automatizzato il processo di approvvigionamento del toner con un alert preimpostato, che fa partire la richiesta quando la quantità di inchiostro raggiunge la soglia critica.
Ogni cliente e collaboratore adesso ha a disposizione una sola stampante virtuale sul proprio device – il che evita confusione per gli utenti e problemi di aggiornamento per il reparto IT – e le stampanti funzionano in modalità pull-printing: gli utenti inviano i documenti in stampa e questi rimangono in coda fino a quando non avviene l’autenticazione, mediante badge personale, sulla stampante desiderata.
Ottimizzazione della quantità di inchiostro utilizzato per stampa e diminuzione dei consumabili conservati in magazzino, con un costo per stampa sensibilmente calmierato. Riduzione delle stampe errate (duplicate e dimenticate) per utente: i documenti non vengono rilasciati fino a quando non si raggiunge fisicamente la stampante e si conferma la volontà di stamparli.
L’utente può usare indifferentemente qualsiasi stampante di Copernico: se una non funziona, si può affidare a un’altra senza dover lanciare nuovamente la stampa.
Il sistema consente la possibilità di definire budget differenziali per business unit, sulla base dello storico effettivo rilevato di anno in anno.
La condivisione degli spazi e delle stampanti non mette in pericolo né la privacy né i segreti industriali, poiché il badge identifica inequivocabilmente l’autore della stampa.
La stampante intelligente e condivisa impatta positivamente sull’ambiente in termini di utilizzo di carta e inchiostro, nonché di smaltimento dei toner.
L’assenza della stampante nell’ufficio in cui si lavora non solo protegge la salute, perché non si è esposti a fonti nocive (rumore, calore, polveri toner), ma rende compliant alle normative in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro che prescrivono una distanza di minimo quattro metri dalla stampante.
